Wie sich Haus Wasserburg erfolgreich vom Papierkalender verabschiedete

Haus Wasserburg ist eine Bildungsstätte und Gästehaus in Trägerschaft der Pallottiner. Idyllisch gelegen in Vallendar am Rhein, im Ortsteil Schönstatt – dem Ursprungsort der gleichnamigen Schönstatt-Bewegung. Kinder, Jugendliche und Erwachsene finden hier Raum, sich persönlich weiterzuentwickeln, Verantwortung zu übernehmen und sich gesellschaftlich zu engagieren. Die Bildungsstätte versteht sich als offener Ort des Dialogs und als Kraftquelle für Gemeinschaft und Besinnung.

Im November 2023 besuchten unsere Noahworks-Begleiter Thomas und Christopher die Jahreskonferenz Jugendseelsorge der Arbeitsstelle für Jugendseelsorge der Deutschen Bischofskonferenz. Dort stieß eine Kollegin von Josef Pfaffenheuser auf unseren Workshop zu Nachhaltigkeit und Digitalisierung in der Jugendarbeit und empfahl uns direkt weiter. Josef trat mit uns in Kontakt und erzählte, welchen Herausforderungen er und sein Team im Alltag begegneten.

Die Ausgangssituation: Bereit für Veränderung

In Haus Wasserburg liefen Prozesse zuverlässig, aber analog. Nicht nur die anstehende E-Rechnungspflicht ab dem 01. Januar 2025 gab den Anstoß, interne Abläufe zu überdenken und neue digitale Möglichkeiten zu erschließen. Josef und sein Team erkannten: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt für den Wechsel.

„Unser Papierkalender war ein bewährter Begleiter. Aber für die Zukunft brauchen wir mehr Übersicht und Flexibilität.“

Das Ziel: Ortsunabhängiger Zugriff, automatisierte Abläufe und sichere Daten

Für Haus Wasserburg stand fest:

• Alle Mitarbeitende können ortsunabhängig und gleichzeitig auf Belegungsdaten zugreifen
• Prozesse wie Zimmerplanung, Angebots-, Vertrags- und Rechnungserstellung laufen automatisch
• Eine Software, die den Anforderungen an (kirchlichen) Datenschutz und IT-Sicherheit standhält
• Papier adé – digitale Prozesse verringern Fehler und verbessern die Kommunikation

Der gemeinsame Weg in die Digitalisierung

Im Januar 2024 startete unsere Zusammenarbeit von Haus Wasserburg und Noahworks. Gemeinsam führten wir NoahHaus ein, die Software zur Verwaltung von Gruppenhäusern. Digitale Organisation von Anfragen, Belegungen und Abrechnungen – ganz ohne Excel oder Papierstapel.

Die Software wurde Schritt für Schritt eingeführt – immer im engen Austausch zwischen den Mitarbeitenden von Haus Wasserburg vor Ort und dem Team von Noahworks.

Dabei rückte die Technik in den Hintergrund. Entscheidend war die Frage: „Was hilft dem Team im Alltag wirklich weiter?“. 

In vier Schritten zur digitalen Haus- und Belegungsverwaltung
 

1. Kickoff & Planung
Zum Start haben wir uns zusammengesetzt, Zuständigkeiten verteilt und einen gemeinsamen Fahrplan erstellt. Danach richteten wir die Benutzerzugänge ein, angepasst an die Anforderungen von Haus Wasserburg. 

2. Test & Optimierung
Dann ging’s in die Praxis: Die Mitarbeitenden testeten die Software und spielten Abläufe durch. In mehreren Runden haben wir optimiert, angepasst und nachgeschärft. Die Schulungen halfen dabei, dass sich alle sicher fühlten – und Fragen direkt geklärt wurden.

3. Datenmigration
Jetzt kam die Technik ins Spiel: Mailpostfächer, Zugänge, Rechte – alles wurde eingerichtet. So war sichergestellt, dass später nichts fehlt und alle reibungslos arbeiten können.

4. Start ins produktive Arbeiten
Nach rund drei Monaten gingen Buchungs- und Anmeldeformulare live. Ein spannender Moment für Mitarbeiter:innen und Gäste. Der digitale Start in das Bearbeiten von Gästeanfragen und -buchungen war gemeistert.

„Die Zusammenarbeit mit euch ist wertschätzend und freundlich – man merkt: Ihr brennt für euer Produkt.“

So gelingt Hausverwaltung mit NoahHaus

• Alle Mitarbeitenden – ob im Büro, in der Küche oder im Housekeeping – haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Buchungen
• Belegungsverträge gehen automatisch als erzeugtes PDF direkt an die Gäste
• Der Papierverbrauch für die Belegungsverwaltung ist deutlich gesunken

Für das Team von Haus Wasserburg bedeutete das Umstellen auf NoahHaus mehr Entlastung und Übersicht im Alltag. Was früher auf Papier lief, passiert jetzt mit wenigen Klicks.

„Wir haben bereits nach kurzer Zeit festgestellt, welchen Mehrwert die Software hat. NoahHaus ist ein Programm aus der Praxis für die Praxis. Klar, simpel und strukturiert.“