Für Schulungen und die damit zusammenhängende Verteilung von Zertifikaten ist es wichtig, dass du als Veranstalter weißt, ob eine registrierte Person letztendlich wirklich an einer Veranstaltung teilgenommen hat.
Nicht immer erscheinen registrierte Nutzer zu einer Veranstaltung. Um nachvollziehen zu können, ob ein Besuch stattgefunden hat, gibt es jetzt ein einfaches Check-In-Verfahren. Mit dem Check-In, durch Hilfe eines Mobilgerätes am Einlass Ihrer Veranstaltung, kann eine Registrierung einfach und schnell als "besucht" markiert werden.
Der Ablauf in Kürze:
- Mitarbeitende erhalten im System die Berechtigung, Einlasskontrollen durchzuführen.
- Die Veranstaltung, für die eine Besuchserfassung notwendig ist, wird konfiguriert.
- Angemeldete Personen erhalten bei der Registrierung einen QR-Code für den Check-In.
- Der QR-Code wird beim Einlass vorgezeigt und elektronisch geprüft.
- Nach einer Bestätigung wird die Registrierung automatisch auf "besucht" gesetzt.
Berechtigung vergeben
Je nachdem, ob du eigenständig Berechtigungen verwaltet hast oder durch uns unterstützt wirst, gibt es verschiedene Wege. Wende dich an uns (christopher.utsch@descript.de) und wir helfen dir individuell weiter.
Veranstaltung konfigurieren
Zur Aktivierung der Einlasskontrolle klickst du beim Erstellen einer neuen Veranstaltung den Haken "Check-In mit QR-Code". Du findest diese Option im Tab "Anmeldeoptionen" in der Detailansicht der Veranstaltung.
Teilnehmende erhalten QR-Code
Diese Option führt dazu, dass alle Interessenten bei der Registrierung einen QR-Code in ihrer Bestätigungsmail erhalten. Dieser QR-Code kann beim Einlass vorgezeigt und eingescannt werden.
Check-In-Funktion aufrufen
Zur Kontrolle am Einlass gibt es eine Sonderseite auf Ihrer Webseite. Du findest eine Verlinkung zu dieser Ansicht an der gleichen Stelle, an der du für eine Veranstaltung auch die Check-In-Funktion aktiviert hast. Dieser Link muss deinen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden.
Registrierung prüfen
Der oder die Mitarbeitende kann sich auf einem Mobilgerät über die persönlichen Zugangsdaten und den Link auf der Seite anmelden. Mithilfe der eingebauten Kamera im Mobilgerät wird der QR-Code aus der Bestätigungsmail des Besuchenden eingescannt. Der Mitarbeitende erhält zur Bestätigung den Namen der Person und die Anzahl der belegten Plätze.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche Teilgenommen wird die Registrierung als "besucht" markiert. Es erscheint eine Bestätigung und der nächste QR-Code kann eingescannt werden.
Ein Besuchender kann nur ein mal gescannt werden. Wenn die Registrierung bereits mit "besucht" markiert ist, wird eine Fehlermeldung gezeigt.
Hast du Interesse am Check-In?
Sprich uns gerne an, wir helfen dir die richtigen Einstellungen vorzunehmen und in Kürze selbst Check-Ins über QR-Codes durchzuführen.