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Gemeinsam mit Thomas Schreiner, Geschäftsführer des Jugendwerks St. Michael e.V. und Verwaltungsleiter der Abteilung Jugend und Junge Erwachsene (JJE) im Bistum Fulda, und seinem Team haben wir die Bereitstellung von Fördermitteln für die Jugendarbeit im Bistum Fulda digitalisiert.
Von der Beantragung bis zu Abrechnung haben wir mit der Noahworks Software alle Schritte vollständig digitalisiert. Das entlastet sowohl die Mitarbeitenden in der Abteilung JJE als auch die Ehrenamtlichen, welche die Fördermittel für Jugendfahrten, Weiterbildungen und internationale Begegnung beim Bistum Fulda beantragen.
Wir haben Thomas nach der Inbetriebnahme der Software interviewt und wollten von ihm wissen,
- welchen Herausforderungen er sich vor der Einführung von Noahworks bei der Fördermittelbereitstellung stellen musste,
- welche Gründe ihn und sein Team motiviert haben, die Fördermittelbereitstellung zu digitalisieren und
- wie die gemeinsame Reise mit Noahworks hin zur vollständig digitalen Fördermittelbereitstellung aussah.
In seinem Plädoyer bekräftigt Thomas, dass es sich lohnt, den Weg in die Digitalisierung zu beschreiten.
Doppelbelastung für Jugendverbände
Viele Jugendverbände kämpfen mit einem Mangel an Ehrenamtlichen. Die wenigen Engagierten müssen nicht nur ihre eigentliche Arbeit stemmen, sondern zusätzlich auch Förderanträge und Bürokratie bewältigen.
Gleichzeitig wächst der Druck auf hauptamtliche Mitarbeitende, da immer mehr Aufgaben auf sie zukommen.
Zeit wird zum knappen Gut – eine Lösung war dringend nötig.
Vorher: Ein langwieriger Prozess mit vielen Hürden
Vor der Einführung von Noahworks lief die Antragstellung für Fördermittel ziemlich umständlich. Ehrenamtliche mussten sich mühsam durch Förderkriterien kämpfen und fehlerhafte Anträge waren an der Tagesordnung: Fehlende IBANs, unvollständige Adressen – fast jeder zweite Antrag hatte Lücken.
Das führte zu endlosen Rückfragen, Telefonaten und sogar Briefwechseln, um fehlende Infos einzuholen. Antragsteller:innen fragten ständig nach dem Status, während im Hintergrund der Druck stieg, die Mittel fristgerecht weiterzuleiten.
Gleichzeitig musste das Bistum Fulda seine eigenen Fördergeber (etwa den Hessischen Jugendring) regelmäßig über die Mittelverwendung informieren.
Hoher Aufwand für kleine Beträge
Die Bearbeitung eines einzelnen Förderantrags dauerte oft 2 bis 4 Stunden – verteilt über eine Woche, weil ständig fehlende Daten nachgefordert werden mussten. Telefonate, E-Mails, teils sogar Briefe waren nötig, um die Anträge zu vervollständigen.
Besonders frustrierend: Der immense Aufwand galt oft für kleine Summen von 100 bis 150 Euro.
Heute sieht das ganz anders aus.
Eine Lösung von der Stange war keine Option
Die ersten Schritte in Richtung Digitalisierung der Fördermittelbereitstellung waren mühsam. Um den Papierkram zu reduzieren, wurden zunächst ausfüllbare PDF-Formulare erstellt. Doch das brachte kaum Erleichterung – die Prozesse blieben kompliziert, und eine echte Lösung war nicht in Sicht.
Über Kontakte aus verschiedenen Gremien kam schließlich der entscheidende Hinweis: Noahworks. Besonders überzeugend war, dass unser Modul für die Fördermittelbereitstellung nicht „von der Stange“ ist, sondern gemeinsam mit einem anderen Bistümern entwickelt wurde.
Die Hoffnung: eine Lösung, die wirklich passt – genau das hat sich nach der Einführung der Software bestätigt.
Auf dem Weg zur Digitalisierung
Anfangs wirkte Digitalisierung wie ein riesiger, unbeweglicher Brocken. Die Vorstellung, die Fördermittelbereitstellung umzustellen, schien komplex und aufwendig. Im Gespräch mit unserem Produktmanager Christopher wurde schnell deutlich, dass der Weg zur Lösung nicht kompliziert wird.
Entscheidend war, dass nicht nur die Leitung überzeugt war. Die Sachbearbeiterin, die täglich mit der Fördermittelverwaltung arbeitet, wurde von Anfang an eingebunden. Ihre Begeisterung war der Wendepunkt: Wenn die Person, die das System nutzt, es als echte Verbesserung sieht, dann lohnt sich die Umstellung.
Die beste Bestätigung kommt von den Nutzer:innen
Nach der internen Entscheidung stand die große Frage im Raum: Wie wird die neue Software bei den Nutzer:innen ankommen? Die Vorstellung auf der Diözesanversammlung des BDKJ Fulda gab die Antwort – durchweg positives Feedback.
Auch in der Praxis bestätigt sich die Entscheidung: Trotz kleiner Herausforderungen, etwa bei der Einarbeitung ins System, überwiegen die Vorteile. Wichtig ist der stetige Austausch – sowohl mit dem Noahworks-Team als auch mit den Jugendverbänden. Kritik und Rückmeldungen fließen direkt in die Weiterentwicklung ein.
Nachher: Die Bearbeitungszeit von Stunden auf Minuten reduziert
Die Bearbeitungszeit für Förderanträge hat sich massiv verkürzt. Statt zwei bis vier Stunden dauert es jetzt nur noch 30 bis 40 Minuten, wenn alle Daten vorliegen. Auch der gesamte Prozess von der Antragstellung bis zur Auszahlung wurde von bis zu drei Wochen auf maximal eine Woche reduziert.
Natürlich gibt es hin und wieder Rückfragen, wenn Unterlagen fehlerhaft sind. Doch insgesamt bedeutet die Umstellung eine enorme Zeitersparnis. Ein echter Fortschritt, der den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden der Abteilung JJE spürbar erleichtert.
Fördermittel & Finanzierung
Auf Bundes- und Landesebene wird regelmäßig über Kürzungen diskutiert, während Jugendverbände um ihre Finanzierung kämpfen. Dank der neuen digitalen Lösung von Noahworks kann flexibler auf Veränderungen reagiert werden.
Gleichzeitig wächst der Druck auf die Verwaltung. Viele Bistümer müssen sparen, und die derzeitige Personaldichte wird langfristig nicht zu halten sein. Digitale Tools spielen eine entscheidende Rolle, um trotz begrenzter Ressourcen die steigende Aufgabenfülle zu bewältigen. Effizienz wird zum Schlüssel für eine nachhaltige Zukunft.
Digitalisierung heißt: offen sein für neue Wege
Eins steht fest: Digitalisierung muss kein gewaltiger Brocken sein – oft reicht es, die bestehenden Prozesse zu hinterfragen und erste kleine Verbesserungen anzugehen.
Der wichtigste Rat: Einfach anfangen. Ins Gespräch gehen, den aktuellen Stand reflektieren und herausfinden, welche Tools oder Prozesse Unterstützung bieten können. Digitalisierung ist kein unüberwindbarer Brocken, sondern eine Chance, Abläufe effizienter und zukunftssicher zu gestalten.
"Wie digitale Fördermittelbereitstellung gelingen kann, habe ich bereits mit vielen Kunden erprobt. Meine Erfahrungen aus zahlreichen Projekten teile ich gerne mit dir."
