Digitale Tools in der Jugendarbeit: Cloud vs. On-Premise – Welche Software passt zu deiner Einrichtung?

Vor kurzem haben mein Kollege Thomas und ich auf der Hausleitertagung der BAG Katholisches Jugendreisen einen Workshop zum Thema Digitalisierung geleitet. Dabei ging es auch um Softwarelösungen, die den Arbeitsalltag in Jugendbildungsstätten effizienter und flexibler gestalten können.

Nach dem Workshop ergab sich eine interessante Diskussion mit einem Teilnehmer, der die Vorteile von On-Premise-Lösungen für sein Haus hervorhob. Seiner Meinung nach bieten diese meist auf lokalen Servern installierten Softwarelösungen mehr Kontrolle und Sicherheit und sind günstiger im Betrieb. Allerdings zeigte er sich auch offen für Argumente, warum eine Cloud-basierte Lösung für seine Einrichtung vielleicht doch die bessere Wahl sein könnte.

Diese Diskussion hat uns inspiriert, das Thema in diesem Blog-Beitrag aufzugreifen und die wichtigsten Vorteile von Cloud-Lösungen herauszustellen – vor allem, wenn es um Flexibilität, Sicherheit und langfristige Kostenersparnis geht.

„Cloud-Software ist unsicherer als On-Premise“ – warum (d)ein lokaler Serverschrank kein hochsicheres Rechenzentrum ist 

Sicherheit ist eines der meistdiskutierten Themen, wenn es um Cloud-Software geht. Viele von euch empfinden die lokale Speicherung und Verwaltung von Daten – bspw. auf einem Server, der in deiner Einrichtung betrieben wird – als sicherer.

Doch die Realität sieht anders aus. Große Cloud-Anbieter investieren kontinuierlich in modernste Sicherheitsinfrastrukturen, die kleineren Einrichtungen oft nicht zur Verfügung stehen.

Das tun Cloud-Anbieter für die Sicherheit:

• Professionelle Cloud-Anbieter setzen auf Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und rollenbasierte Zugriffsrechte, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
• Regelmäßige Sicherheitsupdates werden automatisch durchgeführt, was bei On-Premise-Lösungen manuell geschehen müsste und zu Sicherheitslücken führen kann.
• Große Anbieter, wie das deutsche Unternehmen Hetzner, bei dem wir die Noahworks Software betreiben, stehen für höchste Sicherheitsstandards, die oft strenger sind als lokale Sicherheitsvorkehrungen.

"Unsere Kund:innen schätzen sehr, dass wir mit der Firma Hetzner einen Partner bei Noahworks haben, der über spezialisierte Teams verfügt, die sich rund um die Uhr nur mit Sicherheitsfragen beschäftigen. Dieses Level an Schutz und Kontrolle ist für kleinere Einrichtungen schwer zu erreichen."

„On-Premise bietet mehr Kontrolle und Flexibilität“ – warum die Cloud doch flexibler ist

Viele glauben, dass On-Premise-Systeme mehr Kontrolle und Flexibilität bieten, da sie lokal verwaltet werden. Doch tatsächlich eröffnet die Cloud ganz neue Dimensionen der Anpassungsfähigkeit.

Ein wesentlicher Vorteil von Cloud-Lösungen, den viele erst auf den zweiten Blick erkennen, ist die enorme Flexibilität. Während On-Premise-Lösungen oft hohe initiale Investitionen in Hardware erfordern und schwer an neue Anforderungen angepasst werden können, wachsen Cloud-Lösungen einfach mit.

Darum bieten dir Cloud-Lösungen mehr Flexibilität:

• Mit Cloud-Software kannst du flexibel auf sich ändernde Anforderungen reagieren, ohne in teure Hard- und Software zu investieren. Das ist vor allem für Teams von Vorteil, in denen haupt- und ehrenamtliche Personen arbeiten.
• Neue Funktionen und Updates sind sofort verfügbar, ohne dass eine Neuinvestition nötig ist.
• Die Software ist jederzeit und überall zugänglich – ideal für mobiles Arbeiten oder beim Arbeiten über mehrere Standorte hinweg.

"Bei Noahworks steht jede neu entwickelte Funktion und jedes Update immer sofort allen Nutzer:innen zur Verfügung. Sie profitieren von der "Intelligenz" unserer Community, denn (fast) alle Funktionen, die wir entwickeln, stammen aus dem Feedback und den Gesprächen, die wir regelmäßig mit unseren Kunden:innen führen."

„Cloud-Lösungen sind auf Dauer teurer“ – wie du durch die Cloud langfristig Kosten sparst

Ein häufiges Argument ist, dass Cloud-basierte Software mit monatlichen Lizenzgebühren langfristig teurer ist. Die Realität zeigt jedoch, dass die Cloud viele versteckte Kosten vermeidet, die bei On-Premise-Lösungen anfallen.

Ein oft übersehener Aspekt von On-Premise-Lösungen sind die langfristigen Kosten. Neben der Anschaffung von Servern und Software, kommen regelmäßige Wartungsarbeiten und Updates hinzu, die IT-Personal binden und die Gesamtbetriebskosten erhöhen. Cloud-Lösungen hingegen bieten eine transparente, monatliche Lizenzgebühr ohne zusätzliche versteckte Kosten.

Darum hast du die volle Kostenkontrolle mit Cloud-Software:

• Keine hohen Investitionskosten in Server und IT-Infrastruktur.
• Reduzierte Personalkosten, da keine internen IT-Mitarbeitenden für Wartung und Updates benötigt werden.
• Pay-as-you-go: Verbände und Einrichtungen zahlen nur für die Leistungen, die sie tatsächlich nutzen. Updates und neue Funktionen werden durch die monatliche Lizenzgebühr abgedeckt. Dadurch habt ihr Planungssicherheit und könnt gleichzeitig darauf vertrauen, immer auf dem neuesten Stand zu arbeiten.

„On-Premise-Software bleibt länger aktuell“ – warum Cloud-Lösungen immer einen Schritt voraus sind

Manche denken, dass On-Premise-Systeme länger genutzt werden können, ohne ständig aufgerüstet zu werden. Doch Cloud-Lösungen sorgen durch automatische Updates dafür, dass du immer auf dem neuesten Stand bist.

 Während On-Premise-Lösungen manuell aktualisiert werden müssen, erfolgt dies in der Cloud im Hintergrund, ohne dass du Dich darum kümmern musst.

Deine Cloud-Software ist immer auf dem neuesten Stand:

• Updates erfolgen automatisch und ohne Betriebsunterbrechung.
• Neue Funktionen und Sicherheitsstandards stehen sofort zur Verfügung.
• Keine Downtime oder Notwendigkeit, IT-Mitarbeitende für die Aktualisierung der Software einzuplanen.

„On-Premise-Lösungen sind besser für mobiles Arbeiten“ – warum die Cloud überall Vorteile bietet

Ein weiterer Irrglaube ist, dass On-Premise-Systeme sicherer und einfacher für mobile Arbeit eingesetzt werden können. Dabei ermöglicht die Cloud ortsunabhängiges Arbeiten mit maximaler Flexibilität und Sicherheit.

Nicht zuletzt bietet die Cloud ein Maß an Mobilität, das On-Premise-Systeme kaum bieten können. Gerade für Einrichtungen wie Jugendbildungsstätten oder für das Eventmanagement ist der Zugriff von unterwegs ein enormer Vorteil.

Darum arbeitest du mit Cloud-Software effizienter:

• Cloud-Software kann von jedem Ort und jedem Gerät aus genutzt werden.
• Ideal für mobiles Arbeiten oder wenn dein Team über mehrere Standorte hinweg arbeitet.
• Fördert die Transparenz und reduziert Fehler, da alle Beteiligten immer Zugriff auf die neuesten Daten haben.

"Unsere Fördermittelverwaltung war zu aufwendig und fehleranfällig. Bei Erstanträgen lag die Fehlerquote bei nahezu 100 %. Deshalb wendeten wir uns an Noahworks, um eine digitale Lösung und einen strategischen Partner zu gewinnen."

Erfahre, wie Gernot mit Noahworks cloud-basierter Software die Bereitstellung von Fördermitteln digitalisiert hat

Fazit: Die Zukunft ist Cloud-basiert – Bist du bereit?

Die Entscheidung zwischen einer Cloud-basierten und einer On-Premise-Lösung mag zunächst komplex wirken, aber die Vorteile der Cloud sind für die meisten Jugendbildungsstätten und Verbände klar: mehr Flexibilität, geringere laufende Kosten und automatische Updates, die dir wertvolle Zeit und Ressourcen sparen.

Damit du optimal vorbereitet bist, haben wir eine Checkliste für dich zusammengestellt. Diese soll dir helfen, die richtigen Fragen zu stellen und die passenden Entscheidungen für deine Einrichtung zu treffen – sei es mit deinem internen IT-Team oder deinem IT-Dienstleister

Deine nächsten Schritte

Setze dich mit deinem IT-Team oder IT-Dienstleister zusammen und prüfe gemeinsam, ob deine aktuelle Lösung zukunftsfähig ist. Teile diesen Beitrag mit den entsprechenden Personen und nutze unsere Checkliste als Gesprächsgrundlage, um sicherzustellen, dass du die beste Wahl für deine Einrichtung triffst.

"Gerne unterstützen wir dich bei der Entscheidungsfindung. Melde dich bei uns für eine kostenlose Beratung oder eine Demo unserer cloud-basierten Softwaremodule – maßgeschneidert für deine Einrichtung!"

Christopher, erzähl mir mehr über Cloud-Software